Email template examples (appointment)

Appointment email templates

Appointment invitation templates

Appointment invitation templates are used to prompt a candidate to schedule an appointment. These templates include a call-to-action button, allowing the candidate to click and choose a date and time, ultimately booking the appointment.

ENGLISH EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Book an appointment!

Link variable:

appointment

Template body:

Hi {First Name},

I would like to discuss your options with you over the phone.

Click the link below to schedule a phone appointment with me on a date and time that suits you.

Easy and quick!

{Link - Schedule Appointment}

See you soon,

{First Name (Source Owner)}

DUTCH EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Plan je telefonische afspraak!

Link variable:

afspraak

Template body:

Beste {First Name},

Ik zou graag telefonisch jouw mogelijkheden met je willen bespreken.

Klik op onderstaande link om direct met mij een telefonische belafspraak in te plannen op een datum en tijd dat het voor jou uitkomt.

Gemakkelijk en snel!

{Link - afspraak inplannen}

Tot snel,

{First Name (Source Owner)}

GERMAN EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Vereinbare deinen Telefontermin!

Link variable:

termin

Template body:

Hallo {First Name},

Ich würde gerne telefonisch mit dir über deine Möglichkeiten sprechen.

Klicke auf den unten stehenden Link, um einen Telefontermin mit mir zu vereinbaren, an einem Datum und zu einer Uhrzeit, die für dich passt.

Einfach und schnell!

{Link - Termin vereinbaren}

Bis bald,

{First Name (Source Owner)}

Appointment confirmation templates

Appointment confirmation templates are sent to candidates after an appointment has been scheduled.

ENGLISH EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Confirmation: Your appointment is scheduled!

Link variable:

confirmation

Template body:

Hello {First Name},

Your appointment is scheduled!

On {Appointment Date}, I will contact you by phone between {Time Slot Start Time} and {Time Slot End Time}.

Want to add this appointment to your calendar?

Click on {Link - Add to Outlook Calendar} to add this appointment to your Outlook calendar.

Click on {Link - Add to Google Calendar} to add this appointment to your Google calendar.

Something came up?

Click the link below to reschedule your appointment.

{Link - Reschedule/Cancel Appointment}

Best regards,

{First Name (Source Owner)}

Recruiter at PrimeStaff

DUTCH EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Bevestiging: Je belafspraak staat gepland!

Link variable:

bevestiging

Template body:

Hoi {First Name},

Je afspraak staat gepland!

Op {Afspraakdatum} ga ik telefonisch contact met je opnemen tussen {Tijdslot starttijd} en {Tijdslot eindtijd}.

Deze afspraak in je agenda zetten?

Klik op {Link - toevoegen aan Outlook agenda} om deze afspraak toe te voegen aan je Outlook agenda.

Klik op {Link - toevoegen aan Google agenda} om deze afspraak toe te voegen aan je Google agenda.

Is er iets tussengekomen?

Klik op onderstaande link om je afspraak te verzetten.

{Link - afspraak verplaatsen/ annuleren}

Groeten,

{First Name (Source Owner)

Recruiter bij PrimeStaff

GERMAN EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Bestätigung: Dein Telefontermin ist geplant!

Link variable:

bestätigung

Template body:

Hallo {First Name},

Dein Termin steht fest!

Am {Termin Datum} werde ich mich zwischen {Zeitfenster Startzeit} und {Zeitfenster Endzeit} telefonisch bei dir melden.

Möchtest du diesen Termin in deinem Kalender eintragen?

Klicke auf {Link - Zum Outlook-Kalender hinzufügen}, um diesen Termin zu deinem Outlook-Kalender hinzuzufügen.

Klicke auf {Link - Zum Google-Kalender hinzufügen}, um diesen Termin zu deinem Google-Kalender hinzuzufügen.

Ist etwas dazwischengekommen?

Klicke auf den Link unten, um deinen Termin zu verschieben.

{Link - Termin verschieben/absagen}

Viele Grüße,

{First Name (Source Owner)}

Recruiter bei PrimeStaff

Appointment reminder templates

Appointment reminder templates can be used to remind candidates about their upcoming appointments.

ENGLISH EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Reminder: your phone appointment is coming up soon!

Link variable:

reminder

Template body:

Hi {First Name},

On {Appointment Date}, we have a phone appointment.

You don't have to do anything. I will contact you via {Phone} between {Time Slot Start Time} and {Time Slot End Time}.

Add this appointment to your calendar?

Click on {Link - add to Outlook calendar} to add this appointment to your Outlook calendar.

Click on {Link - add to Google calendar} to add this appointment to your Google calendar.

Something came up?

Click on the link below to reschedule your appointment.

{Link - move/cancel appointment}

See you soon,

{First Name (Source Owner)

Recruiter at PrimeStaff

DUTCH EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Herinnering: je belafspraak is binnenkort!

Link variable:

herinnering

Template body:

Hoi {First Name},

Op {Afspraakdatum} hebben we een belafspraak.

Je hoeft niks te doen. Ik neem contact met jou op via {Phone} tussen {Tijdslot starttijd} en {Tijdslot eindtijd}.

Deze afspraak in je agenda zetten?

Klik op {Link - toevoegen aan Outlook agenda} om deze afspraak toe te voegen aan je Outlook agenda.

Klik op {Link - toevoegen aan Google agenda} om deze afspraak toe te voegen aan je Google agenda.

Is er iets tussengekomen?

Klik op onderstaande link om je afspraak te verzetten.

{Link - afspraak verplaatsen/ annuleren}

Tot snel,

{First Name (Source Owner)

Recruiter bij PrimeStaff

GERMAN EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Erinnerung: Ihr Telefontermin steht bald an!

Link variable:

erinnerung

Template body:

Hallo {First Name},

Am {Termin-Datum} haben wir einen Telefontermin.

Du musst nichts tun. Ich werde dich über {Telefon} zwischen {Zeitfenster Startzeit} und {Zeitfenster Endzeit} kontaktieren.

Möchtest du diesen Termin zu deinem Kalender hinzufügen?

Klicke auf {Link - zum Outlook-Kalender hinzufügen}, um diesen Termin zu deinem Outlook-Kalender hinzuzufügen.

Klicke auf {Link - zum Google-Kalender hinzufügen}, um diesen Termin zu deinem Google-Kalender hinzuzufügen.

Etwas ist dazwischen gekommen?

Klicke auf den unten stehenden Link, um deinen Termin umzubuchen oder abzusagen.

{Link - Termin verschieben/absagen}

Viele Grüße,

{First Name (Source Owner)}

Recruiter bei PrimeStaff

Appointment rescheduled templates

Appointment rescheduled templates are basically confirmation templates that reconfirm a booked appointment after the candidate of the Jobrock user (recruiter) decides to reschedule the appointment to a new date and or time. The content of this template is in general very similar to the confirmation template.

ENGLISH EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Confirmation: your appointment has been changed!

Link variable:

changed

Template body:

Hi {First Name},

You have just changed your appointment.

Our phone appointment is now scheduled for {Appointment date}.

You don't have to do anything. I will contact you via {Phone} between {Time Slot Start Time} and {Time Slot End Time}.

Add this appointment to your calendar?

Click on {Link - add to Outlook calendar} to add this appointment to your Outlook calendar.

Click on {Link - add to Google calendar} to add this appointment to your Google calendar.

Something came up?

Click on the link below to reschedule your appointment.

{Link - move/cancel appointment}

See you soon,

{First Name (Source Owner)

Recruiter at PrimeStaff

DUTCH EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Bevestiging: je afspraak is gewijzigd!

Link variable:

gewijzigd

Template body:

Hoi {First Name},

Je hebt zojuist je afspraak gewijzigd.

Onze belafspraak staat nu gepland op {Afspraakdatum}.

Je hoeft niks te doen. Ik neem contact met jou op via {Phone} tussen {Tijdslot starttijd} en {Tijdslot eindtijd}.

Deze afspraak in je agenda zetten?

Klik op {Link - toevoegen aan Outlook agenda} om deze afspraak toe te voegen aan je Outlook agenda.

Klik op {Link - toevoegen aan Google agenda} om deze afspraak toe te voegen aan je Google agenda.

Is er iets tussengekomen?

Klik op onderstaande link om je afspraak te verzetten.

{Link - afspraak verplaatsen/ annuleren}

Tot snel,

{First Name (Source Owner)

Recruiter bij PrimeStaff

GERMAN EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Bestätigung: Ihr Termin wurde geändert!

Link variable:

geändert

Template body:

Hallo {First Name},

Du hast gerade deinen Termin geändert.

Unser Telefontermin ist jetzt für den {Termin-Datum} geplant.

Du musst nichts tun. Ich werde dich über {Telefon} zwischen {Zeitfenster Startzeit} und {Zeitfenster Endzeit} kontaktieren.

Möchtest du diesen Termin zu deinem Kalender hinzufügen?

Klicke auf {Link - zum Outlook-Kalender hinzufügen}, um diesen Termin zu deinem Outlook-Kalender hinzuzufügen.

Klicke auf {Link - zum Google-Kalender hinzufügen}, um diesen Termin zu deinem Google-Kalender hinzuzufügen.

Etwas ist dazwischen gekommen?

Klicke auf den unten stehenden Link, um deinen Termin umzubuchen oder abzusagen.

{Link - Termin verschieben/absagen}

Viele Grüße,

{First Name (Source Owner)}

Recruiter bei PrimeStaff

Appointment cancellation templates

Appointment cancellation templates are also confirmation templates which in this case confirm the successful cancellation of an appointment. This template will be triggered when a Jobrock user (recruiter) or the candidate cancels the appointment.

ENGLISH EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Cancellation: your phone appointment has been canceled!

Link variable:

canceled

Template body:

Hi {First Name},

You have just canceled your appointment.

Too bad we couldn't assist you further.

If you are looking for a great job in the future, I would be happy to help you again.

Good luck,

{First Name (Source Owner)}

DUTCH EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Annulering: je belafspraak is geannuleerd!

Link variable:

geannuleerd

Template body:

Hoi {First Name},

Je hebt zojuist je afspraak geannuleerd.

Jammer dat we je niet verder hebben kunnen helpen.

Mocht je in de toekomst nog op zoek zijn naar een leuke baan dan help ik je graag weer.

Succes,

{First Name (Source Owner)}

GERMAN EXAMPLE TEMPLATE

Subject:

Stornierung: Ihr Anruftermin wurde storniert!

Link variable:

storniert

Template body:

Hallo {First Name},

Sie haben gerade Ihren Termin storniert.

Schade, dass wir Ihnen nicht weiterhelfen konnten.

Wenn Sie in Zukunft nach einem tollen Job suchen, helfe ich Ihnen gerne wieder.

Alles Gute,

{First Name (Source Owner)}